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Le contrôle des comptes du syndicat des copropriétaires

Le syndic tient les comptes du syndicat. Il est amené à percevoir des fonds afin de payer les dépenses nécessaires au fonctionnement de la copropriété pour le compte du syndicat. Le syndic est chargé de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat.(article 18 de la Loi du 10 juillet 1965).

Les copropriétaires votent le budget présenté par le syndic en assemblée générale, le rôle du conseil syndical est d'exercer un contrôle sur les comptes tout au long de l'année. Un syndic sérieux assisté d'un conseil syndical vigilant et éclairé est la recette d'une gestion saine.

Dans le cadre de sa mission le syndic doit tenir à jour les documents suivants(article 2 de l'Arrêté du 14 mars 2005):

-le livre journal

-le grand livre

-deux balances générales des comptes concordantes

-éventuellement des comptabilités auxiliaires

Afin de garantir une comptabilité sincère et véritable, le Décret du 14 mars 2005 et son arrêté imposent un plan comptable de la copropriété rigoureux.

1 Les écritures comptables doivent être passées en partie double, c'est à dire que tout mouvement de compte doit se traduire par le débit d'un compte et le crédit d'un autre compte.(article 1 de l'Arrêté du 14 mars 2005)

2 Toute pièce comptable doit porter un libellé permettant son identification.(article 4 de l'Arrêté du 14 mars 2005)

3 Les documents comptables doivent être tenus sans altération et sans blanc.Toute écriture erronée est annulée par une écriture contraire.(article 5 de l'Arrêté du 14 mars 2005)

4 Le syndic a l'obligation d'utiliser une nomenclature particulière qui détermine les intitulés de comptes telle que prévue par la loi SRU.(aricles 6/7/8 de l'Arrêté du 14 mars 2005)

5 Les dépenses pour opérations courantes et les dépenses pour travaux et opérations exceptionnelles font l'objet d'une double présentation:

 a) selon leur nature dans la nomenclature comptable conformément au tableau de l'annexe 2 mentionné au Décret du14 mars 2005

 b) selon la clé de répartition des charges prévues par le réglement de copropriété conformément aux  tableaux de l'annexe 3 et de l'annexe 4 mentionnées au Décret du 14 mars 2005

POUR L'APPROBATION DES COMPTES ET LE VOTE DU BUDGET, LES DEUX DOCUMENTS DOIVENT ÊTRE EN PARFAITE CONCORDANCE (article 10 du Décret du 14 mars 2005) 

6 Le syndic doit être en mesure de ventiler les sommes exigibles des copropriétaires selon quatre sous-comptes:

    - créances sur opérations courantes

    - créances sur travaux

    - créances sur avances

    - créances sur emprunts

L'assemblée générale peut imposer au syndic de procéder à la ventilation ci-dessus dès l'enregistrement des opérations.

7 L'ouverture d'un compte bancaire séparé est obligatoire, cependant l'assemblée générale peut dispenser le syndic de cette obligation.(article 18 alinéa 1 de la Loi du 10 juillet 1965). Dans le cas d'un compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat des copropriétaires, vous devez vérifier le rapprochement bancaire et les relevés de compte de votre copropriété. Le syndic doit vous remettre la convention d'ouverture de compte, en cas de changement de banque vous devez obtenir la nouvelle convention et l'attestation de clôture du compte. Certains syndics ouvrent plusieurs comptes, vous devez par conséquent vérifier les comptes de classe 5.

 

      -LE CONTRÔLE EXERCE PAR LE CONSEIL SYNDICAL ET PAR LES COPROPRIETAIRES-

Le conseil syndical a pour mission de contrôler la gestion du syndic.(article 21 de la Loi du 10 juillet 1965). Il est amené par conséquent à vérifier les comptes du syndicat et la répartitions des charges. Il peut prendre connaissance et copie de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à l'administration de l'immeuble et ce, tout au long de l'année.

Les copropriétaires de leur côté peuvent consulter les pièces justificatives une fois par an, un jour ouvré entre la date de convocation de l'assemblée générale appelée à statuer sur les comptes et le jour de la tenue de ladite assemblée, selon les modalités définies par l'assemblée générale. Chaque copropriétaire a pratiquement les mêmes droits que le conseil syndical, la consultation porte sur les pièces justificatives, les factures, les contrats. Le syndic doit tenir à disposition des copropriétaires le grand livre, le livre journal, les deux balances et le cas échéant les journaux auxiliaires.(article 11 de l'Arrêté du 14 mars 2005)

Le contrôle des comptes ayant été effectué, l'assemblée est amenée à approuver les comptes présentés par le syndic. L'avis du conseil syndical revêt donc une importance primordiale. Par ailleurs, une fois approuvés, les comptes sont définitifs et toute contestation devient impossible à l'exception d'une demande en annulation devant le Tribunal de Grande Instance. Sous certaines réserves, la ratification de la gestion financière du syndic interdira toute révision des dépenses, même irrégulièrement engagées.

Le syndic doit fournir un état financier comportant l'état des dettes et créances ainsi que la situation de trésorerie. Il doit également joindre le compte de gestion général et l'état des travaux et des opérations exceptionnelles prévu à l'article 14-2 de la Loi du 10 juillet 1965. Ces comptes sont approuvés par deux votes distincts, l'un portant sur le compte de gestion pour opérations courantes, l'autre portant sur les dépenses mentionnées à l'article 14-2. Les copropriétaires doivent se prononcer à la majorité simple de l'article 24 de la Loi du 10 juillet 1965.

Malgré l'approbation des comptes par l'assemblée générale, les copropriétaires conservent la possibilité de demander la rectification d'erreurs commises par le syndic dans l'établissement des comptes individuels.

   En accès restreint nous vous communiquons quelques conseils à l'intention du conseil syndical

 

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